"Numero di fogli cuciti e numerati x" è forse l'unica cosa che viene in mente quando si tratta della necessità di pinzare i documenti. Come cucire i documenti? Il nuovo arrivato immagina immediatamente pile di carte, strettamente legate con spago bancario, ricoperte di polvere caustica, da qualche parte in un angolo dell'ufficio di un contabile o del dipartimento del personale.
Tuttavia, non tutto è così semplice e superficiale come sembra a prima vista. Cosa devi sapere per evitare errori in questa difficile materia? Come cucire documenti con fili secondo una foto? Queste domande verranno discusse in dettaglio nelle istruzioni dettagliate.
Perché le graffette vecchio stile?
Ci sono molte agenzie governative che potrebbero richiedere documenti cuciti non in fabbrica, ma manualmente, usando fili. Questo è, in primo luogo, l'ispettorato delle tasse, l'archivio, chiedono di cucire i documenti con i fili durante l'accettazione delle carte perregistrazione di singoli imprenditori, registrazione di una persona giuridica o pratiche burocratiche per una gara. Come pinzare correttamente i documenti, mostra la foto numero 2. Di solito usa un filo spesso e un ago spesso.
Si ritiene che i titoli vincolati in questo modo siano più difficili da perdere, contraffare o sostituire i fogli. Alcune organizzazioni, proprio per questo, usano una tale forma "nonno" per fissare documenti importanti. C'è un altro argomento: a volte i documenti sono strettamente confidenziali e i manager, temendo la pubblicità o l'influenza della concorrenza, affidano tale lavoro solo a una persona fidata, rispettivamente, rifiutano l'aiuto di ditte specializzate.
Importante
Documenti cuciti in modo errato possono causare il rifiuto di registrare o ri-registrare un'impresa, accettare documenti in archivio, portare alla rimozione dell'organizzazione dal concorso per una gara, influenzare la decisione dell'autorità di regolamentazione nel caso di un audit dell'organizzazione.
Ci sono norme uniformi?
Ad oggi, non ci sono regole chiare su come cucire documenti con fili secondo un unico motivo. Ci sono solo consigli e istruzioni. Fondamentalmente, le imprese utilizzano gli sviluppi metodologici di Rosarkhiv, che sono stati approvati con il numero d'ordine 76 nel 2009, i requisiti di GOST "Lavoro d'ufficio e archiviazione", nonché le istruzioni della Banca centrale russa.
Fase preparatoria
Tutti i documenti da pinzare devono essere visualizzati in anteprima, se sono presenti segni di matita, cancellali. Importanteconsidera attentamente ogni pagina, evita che si attacchino l'una all' altra, assicurati una sequenza logica e corretta di documenti in una pila. Rimuovere oggetti appuntiti, puntine, graffette o graffette, poiché potrebbero danneggiare il filo di rilegatura e causare la perdita del documento. È necessario numerare le pagine con una semplice matita nera, nell'angolo destro; non è consentito l'uso di inchiostro, compreso il colore. Non puoi numerare troppo vicino al testo del documento, più lo sovrapponi. Viene numerato solo il lato anteriore del foglio. Il volume totale del documento pinzato non deve superare i 250 fogli e l' altezza del documento rilegato e numerato non deve superare i 4 centimetri. Un esempio di come cucire documenti con fili è mostrato nella foto.
La fase successiva della preparazione è la selezione degli strumenti. Per cucire correttamente i documenti con i fili, avrai bisogno di: un punteruolo, fili speciali, una copertina di cartone, come nella foto. In alcuni casi, viene utilizzato un perforatore. Come e con cosa cucire i documenti, ogni specialista decide da solo. È più conveniente utilizzare fili duri o spago, in alcuni casi vengono utilizzati fili o pizzi di lana. Molto spesso svolgono la funzione di decorazione. Di solito i rapporti seri usano uno stile più rigoroso. Prepara tu stesso i documenti e il modulo per l'inventario.
Alcune sottigliezze
- Anche i fogli di grande formato, ad esempio A3 o A2, devono essere numerati. Per fare ciò, è completamente ampliato e numerato secondo regole generali. Quindi piegato e accuratamente incollato dietroangolo.
- Se è necessario archiviare una lettera, questa viene aperta, prima viene numerata la busta stessa, quindi le pagine della lettera a turno.
- La copertina del documento non è numerata. Inoltre, il frontespizio non è numerato se non è presente la copertina. Tuttavia, il secondo foglio è già numerato con il numero "2".
- Se il numero di fogli è superiore a 250, vengono divisi in volumi. Questa pratica è comune nei tribunali. Ogni volume deve essere numerato separatamente.
- Come si pinzano i documenti se non è possibile indicare il numero del foglio in alto a destra o l'intero foglio è occupato? Ciò si verifica spesso, ad esempio, quando si numera una foto, nel qual caso è consentita la numerazione dal retro.
- In caso di numerazione errata, puoi cancellare il numero. Tuttavia, la correzione deve essere confermata con una firma.
- Se non vengono s altati più di due fogli, è consentito utilizzare una designazione letterale per le pagine s altate. La numerazione digitale del documento principale non cambia, ma aumenta il numero dei fogli. In questo caso, è necessario avvisare la persona che riceverà i documenti in merito.
- Se è necessario numerare un documento che è già numerato o ha una numerazione, verrà numerato di nuovo.
- Se i fogli nella documentazione non possono essere separati o sono incollati insieme, vengono numerati come un unico foglio. Ciò accade se un documento, ad esempio, ha un assegno, una fotografia o un ritaglio di giornale incollato su di esso. Ma allo stesso tempo è necessario redigere un inventario, e nella colonna “Nota” o nell'iscrizione di certificazione è indispensabile chiarire quali documenti sono stati incollati, su quale pagina e cosa contenevano.
Quali documenti vengono cuciti più spesso insieme con il filo? In primo luogo, gli atti costitutivi e di costituzione. Molto spesso hanno un piccolo volume, sono più facili da perforare con un punteruolo e la cucitura è facile. Esistono diverse tecnologie per la cucitura, puoi fare due forature, tre o cinque. Tre fori è l'opzione più comune. Cinque fori torneranno utili quando alcuni documenti sono più piccoli di altri, la connessione di cinque fori aiuterà a risolverli meglio. La pinzatura a cinque fori viene utilizzata se i documenti sono di valore elevato, ciò ridurrà il rischio della loro sostituzione.
Come cucire correttamente i documenti con i fili: istruzioni passo passo
- Impila i fogli, allinea i bordi.
- Controlla l'ordine dei fogli.
- Segna con una matita i punti delle future forature simmetricamente al centro sul lato sinistro del foglio. Questo può essere fatto sia su un foglio che su tutti.
- È necessario deviare dal testo di almeno 1,5 centimetri.
- I segni devono essere rigorosamente verticali, è consentita una distanza massima di tre centimetri l'uno dall' altro.
Se il documento è abbastanza grande, è più comodo forarlo con un punteruolo. Di solito inizia dal foro superiore.
Se non è possibile utilizzare la copertina di fabbrica, come in foto, è possibile incollare il primo e l'ultimo foglio con una sottile striscia di cartone per evitare danni alle pagine. È importante scegliere la lunghezza del filo corretta, solitamente tra 50 e 80 cm.
Cucitura classica con filo - tre fori
Analizziamo l'opzione di come cucire i documentipasso dopo passo in tre fori. Questa è l'opzione classica e più comune per archiviare carte in archivio o per verifica. Come cucire correttamente i documenti con i fili in questo caso è meglio vedere nella foto.
Porta l'ago e il filo sotto la pila di documenti, tiralo fuori dal foro al numero due. Non dobbiamo dimenticare una piccola "coda" lunga 7-8 cm, tornerà comunque utile. Sul lato anteriore, dirigiamo l'ago nel foro superiore, quindi riportiamo l'ago nel foro più basso n. 3. Successivamente, l'ago "si tuffa" nel foro centrale, di conseguenza, entrambi i fili rimangono sotto. Ora possono essere annodati.
Inoltre, il documento deve essere certificato, un foglio di carta è incollato, un sigillo e la firma della persona responsabile sono apposti sopra. Come cucire correttamente i documenti e fissare il nodo con i fili, puoi vedere nella foto.
Inoltre, un inventario è incollato sul retro dell'ultimo foglio. L'iscrizione può essere eseguita a mano o utilizzare modelli già pronti, come nella foto.
Come si pinzano i documenti in quattro fori?
La tecnologia di perforazione a quattro fori è quasi identica. L'unica differenza è che il documento è cucito dall' alto verso il basso. Sembra un'imbastitura da cucito. Solo in questo caso si ripete in ordine inverso, prima dall' alto verso il basso, poi dal basso verso l' alto. In questo modo le cravatte sono omogenee senza spazi vuoti, come se fossero cucite su una gigantesca macchina da cucire.
Occasioni speciali
A volte è consentito collegare i documenti non in verticale, ma nell'angolo. Asi tratta principalmente di documenti di rendicontazione finanziaria, che prevedono l'aggancio di nastri di cassa, assegni sul lato destro. Tali documenti sono cuciti all'angolo. I passaggi sono gli stessi dell'assemblaggio standard dei documenti, solo i fori sono praticati nell'angolo. Di solito sono due. Il foglio è incollato esattamente all'angolo. Inoltre, la procedura è simile: viene certificata, viene apposto un sigillo.
Conclusione
Nel processo di preparazione e pinzatura di un documento, è importante pensare in anticipo a come pinzare i documenti per evitare ogni tipo di forza maggiore. Ad esempio, a volte è necessario eseguire una copia di documenti già rilegati e archiviati. Vale la pena preoccuparsi di questi momenti in anticipo. Di solito, gli specialisti delle risorse umane o della contabilità possono indovinare in anticipo quale documento deve essere prima eseguito tramite una fotocopiatrice. Questo semplifica notevolmente il lavoro e fa risparmiare tempo.
